Comment être certain de perdre son temps ?
Le temps est précieux. L’adage ne dit-il pas « le temps, c’est de l’argent » ? La plupart d’entre nous passent de longues heures, pour ne pas dire la totalité de leur temps de travail, en réunion. Beaucoup s’y ennuient et ont l’impression de perdre leur temps.
Dans notre métier de consultant, nous sommes amenés à organiser et animer des réunions commerciales, des réunions de travail, des comités de pilotage, des séminaires… Certaines réunions sont réussies. D’autres moins.
Le succès dépend de multiples facteurs, qu’il est parfois difficile de maîtriser ou d’anticiper. En revanche, notre « propre » expérience montre que certaines pratiques conduisent inévitablement à l’échec. Nous en avons choisi cinq, parmi les plus inefficaces. Si vous les pratiquez avec méthode et persévérance, alors vous serez sûr de perdre votre temps et de faire perdre aux autres le leur.
- L’improvisation, c’est-à-dire l’absence précise d’ordre du jour. Dans la mesure où vous ne savez pas précisément de quoi vous allez traiter, vous allez tâtonner. Personne n’ayant préparé la réunion, puisqu’on ne savait de quoi on allait parler, chacun va vouloir évoquer un sujet particulier. Enfin, parce qu’aucun objectif précis n’est visé, vous ne pouvez pas recadrer la réunion et stopper les discussions hors sujet. Bref, sans ordre du jour, vous créez toutes les conditions d’une discussion du café du commerce.
- Le livre service ou l’absence de respect des horaires. Certaines réunions peuvent faire sourire : les participants arrivent avec 5, 10 voire 15 minutes de retard, s’excusent (ou ne s’excusent pas) et signalent qu’ils devront partir impérativement avant la fin de la réunion. On se demande même parfois ce qu’ils sont bien venus faire en réunion. Si la réunion est importante, si tous les participants invités sont indispensables, alors il faut attendre la présence de tous avant de démarrer et conclure en présence de tous.
